Pengertian Sekretaris dan Tugasnya (Lengkap)

Pengertian Sekretaris dan Tugasnya (Lengkap) - Tentunya Anda akrab dengan istilah yang satu ini. Tetapi apakah Anda sudah tahu apa artinya dan tugas-tugas sekretaris? jika Anda belum mengetahuinya, Anda bisa pengertiannya di artikel ini.

A. Penjelasan dan tugas dari sekretaris

Sekretaris dalam hal asal katanya, istilah sekretaris asal kata "secretum" adalah bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata "secretum" kemudian berubah menjadi kata "secretarius" dalam bahasa Perancis, kemudian "sekretaris" dalam bahasa Inggris, kemudian akhirnya menjadi kata "sekretaris" dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal sebagai "sekretaris" yang berasal dari "sekretaris" Belanda . Sekretaris adalah orang, karyawan atau karyawan yang diberi tugas dan juga pekerjaan yang terkait dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Pengertian Sekretaris dan Tugasnya (Lengkap)

Atau bisa dikatakan definisi sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan kepemimpinan atau perusahaan, terutama untuk administrasi kegiatan administrasi yang akan mendukung kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Tugas kesekretariatan bila dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan di antaranya adalah:

Tugas rutin adalah berbagai tugas yang dilakukan setiap hari tanpa pesanan. Tugasnya meliputi seperti:

• Membuka surat-surat.
• Menerima dikte kepemimpinan.
• Menerima tamu.
• Terima telepon.
• Menyimpan arsip atau surat.
• Kompilasi dan buat jadwal kegiatan kepemimpinan.
• Dan lain-lain.

Tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan langsung oleh ketua kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menjaga rahasia perusahaan. Biasanya tugas ini termasuk seperti:

• Konsep surat perjanjian kerja sama dengan hubungan eksternal atau agen.
• Mengatur surat-surat rahasia (rahasia).
• Buat pertemuan bisnis.
• Pembelian hadiah atau suvenir.
• Dan masih banyak lagi.
• gagasan sekretaris

Tugas khusus adalah tugas yang menyangkut kebutuhan kepemimpinan, seperti:

• Memperbaiki posisi atau posisi alat tulis, dan peralatan yang dibutuhkan oleh pimpinan.
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi ke hubungan.
• Ingatkan para pemimpin untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau dari suatu agensi.
• Mewakili seseorang ketika menerima sumbangan untuk dana atau kegiatan lain.
• Memeriksa hasil penggalangan dana atau uang muka dari agensi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
• Hadiri berbagai pertemuan kantor, sebagai pendamping utama selama pertemuan selama pertemuan bisnis.
• Melakukan pemeriksaan peralatan kantor, di mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan dan fasilitas kantor.
• Dan lain-lain.

Tugas sosial meliputi:

• Jaga kantor rumah tangga atau perusahaan.
• Mengatur berbagai resepsi untuk kantor, manajemen dan manajemen undangan.
• Dan lainnya.

Tugas keuangan biasanya sekretaris mengurus keuangan yang disebut kas kecil (cadangan uang atau kas kecil). Tugas-tugas keuangan ini termasuk:

• Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti: menyetorkan uang di Bank, menarik uang dari Bank, mencabut cek, dll.
• Bayar akun, pajak, dan donasi dana atas nama manajemen perusahaan.
• Menyimpan berbagai catatan pengeluaran harian untuk kepemimpinan serta penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
• Dan lain-lain

Tugas kesekretariatan sebagai resepsionis, termasuk:

• Terima dan juga menjawab telepon dan merekam pesan melalui telepon.
• Terima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
• Merekam janji untuk kepemimpinan.
• Persiapkan acara kerja dari pemimpin harian.
• Dan lain-lain.

Tugas insidental adalah tugas ini adalah pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, termasuk:

• Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato / pernyataan pemimpin.
• Buatlah ikhtisar tentang berbagai berita dan artikel yang dimuat di surat kabar, brosur, majalah dan berbagai media lain, yang ada hubungannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
• Mengoreksi berbagai materi cetak, misalnya: undangan, formulir, brosur dan daftar yang disusun oleh perusahaan.
• Mewakili pemimpin dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
• Dan masih banyak lagi.

Tugas kesekretariatan dalam Pertemuan Bisnis (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima dan memberikan bentuk informasi, mendengarkan kembali kemajuan, memecahkan masalah dan membuat yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk mengatur pertemuan-pertemuan ini.