Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi - kita sering mendengar persyaratan dokumen dan dokumentasi baik di lingkungan masyarakat atau tempat kerja, tapi apa definisi istilahnya? Di sini kita akan belajar tentang definisi dokumen dan dokumentasi, bisa dibaca di bawah ini.

Dokumen berbahasa Inggris sesuai dengan kata "document" yang berarti sesuatu yang ditulis atau dicetak dan semua item dengan berbagai informasi dipilih untuk dikumpulkan, dikumpulkan, dipasok atau didistribusikan.

Dokumentasi berasal dari istilah internasional, dalam bahasa Inggris disebut "dokumentasi". Sedangkan dalam bahasa Belanda disebut "documentatie", maka dalam bahasa Latin disebut "documentum" yang bisa di articen search, investigasi, koleksi, kompilasi, penggunaan dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan berbagai informasi dan aplikasi dan bukti.

Dapat disimpulkan bahwa kumpulan berbagai dokumen dapat memberikan informasi atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis dan disebarluaskan kepada pengguna informasi, atau dapat disimpulkan bahwa dokumentasi adalah pekerjaan yang bertugas mengumpulkan, menyusun , mencari, menyelidiki, dan berkultivasi serta memelihara dan juga mempersiapkannya sehingga menjadi dokumen baru yang berguna.

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Kegiatan / tugas dokumentasi:

• Menemukan dan mengumpulkan bahan
• Merekam dokumen
• Memproses dokumen
• Memproduksi dokumen
• Hadir dan distribusikan dokumen
• Menyimpan dan memelihara dokumen
• Perbedaan antara dokumen & dokumentasi

Berikut dokumen perbedaannya dengan dokumentasi, Anda bisa baca di bawah ini:

Dokumen:

• Berfokus pada objek atau informasi.
• Ini bukan unit kerja.
• Memiliki sifat atau pasif.
• Dapat digunakan sebagai bukti.
• Sangat mendukung penelitian.

Dokumentasi:

• Berfokus pada kegiatannya.
• Adalah unit kerja.
• Memiliki properti atau aktif.
• Memproses dan menyiapkan dokumen baru.
• Siapkan penjelasan untuk penelitian.

Jenis dokumen

Jenis-jenis dokumen, dapat ditinjau dari berbagai aspek seperti di bawah ini:

1. Dokumen Jika dilihat dari segi penggunaan, dokumen dapat dibedakan 4 (empat) jenis, di antaranya bisa Anda baca di bawah ini:

• Dokumen pribadi adalah, berbagai macam surat berharga yang bisa dijadikan alat pemeriksaan kejadian penting yang terjadi pada diri seseorang. Misalnya: akte kelahiran, KTP, SIM dan sebagainya.
• Dokumen komersial adalah sekumpulan surat berharga yang dapat digunakan atau digunakan sebagai bukti peristiwa penting yang terjadi dalam kegiatan beli atau perdagangan. Misalnya: Tanda terima, cek, wesel, saham, dan sebagainya.
• Dokumen sejarah adalah, berbagai jenis sekuritas, yang bisa dijadikan alat untuk membuktikan suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu. Misalnya: Naskah Proklamasi, Batu bertulis dan lain-lain.
• Dokumen pemerintah adalah, berbagai sekuritas, yang dapat digunakan sebagai alat untuk memverifikasi suatu peristiwa yang terjadi di dalam pemerintahan suatu negara. Misalnya: UUD 45, peraturan daerah, keputusan presiden dan lain-lain - lainnya.

2. Dokumen jika ditinjau dari segi kegunaan, dapat dibagi menjadi 4 (empat) jenis, yaitu seperti di bawah ini:

• Nilai iluminasi adalah surat yang digunakan sebagai bukti dalam memberikan berbagai informasi kepada masyarakat.
• Nilai perdagangan adalah surat yang digunakan sebagai bukti dalam transaksi jual beli di dunia perdagangan.
• Nilai historis adalah huruf yang bisa dijadikan alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu.
• Nilai yuridis adalah surat yang bisa dijadikan bukti hukum di hadapan pengadilan.

3. Jika dilihat dari sudut pandang sumbernya, dokumen dapat dibedakan antara keduanya, lihat di bawah ini:

• Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti: UU pemerintah, keputusan presiden, peraturan perpajakan, peraturan pemerintah, dan lain-lain.
• Dokumen bersumber dari sektor swasta tetapi memiliki kekuatan hukum. Misalnya seperti: Akte Notaris, visum dokter, dan sebagainya.
• Dokumen berasal dari kontrak perdagangan. Misalnya seperti surat: kontrak, perjanjian, dll.
• Bersumber dari kegiatan surat kabar dan penerbitan. Misalnya seperti: Kaledeoskop, kliping, dan lain-lain.
• Bersumber dari individu. Misalnya seperti: koleksi lukisan Afandi, dan sebagainya.

4. Jika dilihat dalam hal penelitian dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) jenis, termasuk:

• Dokumen utama adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya.
• Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Misalnya: bibliografi.
• Dokumen tersier adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku teks, buku sastra dan bibliografi bibliografi.

5. Dokumen dalam hal fungsi, seperti di bawah ini:

Dokumen dinamis adalah dokumen yang masih bisa digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan. Dokumen dinamis juga bisa dibedakan seperti di bawah ini:

Dokumen aktif adalah dokumen yang masih digunakan terus menerus dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan.

• Dokumen semi-aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
• Dokumen tidak aktif adalah dokumen yang sangat jarang digunakan.

Dokumen statis adalah dokumen yang belum pernah digunakan secara langsung dalam pekerjaan. Dokumen statis juga dapat dibedakan pada:

• Dokumen koprol
• Dokumen Literal
• Dokumen Pribadi

6. Jika dilihat dari segi ruang lingkup dan juga bentuk fisik, termasuk dapat dilihat di bawah ini:

• Dokumen lateral adalah dokumen yang terjadi karena ditulis, digambar, dicetak atau direkam. Misalnya seperti: Majalah, surat kabar, kaset, film dan sebagainya.
• Dokumen kopral adalah dokumen dalam bentuk objek sejarah. Seperti halnya benda-benda seni serta benda-benda kuno yang meliputi: Keris, marmer, patung, pakaian tradisional, mata uang kuno, dll. Dokumen-dokumen korporan seperti untuk disimpan di museum kemudian dipelajari di bidang sains museum.
• Dokumen pribadi adalah dokumen yang memiliki korespondensi atau arsip yang nyata. Bidang korespondensi surat ini suka dipelajari di bidang ilmu kearsipan.

Nah itulah Pengertian Dokumen dan Dokumentasi yang bisa saya tulis pada artikel ini. Terimakasih sudah membaca dan berkunjung. :D